A járvány első hulláma alapjaiban rengette meg a munka világát. Az irodai dolgozókból gyorsan karanténirodisták lettek, akár akarták, akár nem. Olyan hirtelen, az egyik napról a másikra történt a váltás, hogy sem a vállalatok, sem a munkavállalók nem tudtak érdemben felkészülni arra, hogy mit is jelent a home office valójában. Most itt a második hullám küszöbén úgy gondoltam, hogy összeszedem, melyek azok a szabályok, amelyek betartásával hatékonyabbá tehető az otthoni munkavégzés.
1. Legyen egy helyed!
A legtöbb irodában van asztalod, géped, monitorod, néhány személyes tárgyad, a saját kis bögréd. Amikor beérkezel oda ülsz le, ott kezded a napod és ott is fejezed be.
Otthon is kell egy hely. Tudom, hogy kevés négyzetméteren sok gyerekkel osztozva ez nem annyira egyszerű helyzet, de érdemes megpróbálni lecsippenteni egy kis sarkot a nappaliban, becipelni a gyerek íróasztalát a hálószobába, ha ő amúgy is az étkezőasztalnál tanul, vagy akár a gyerekszobát használni irodának.
Amikor reggel leülsz oda a kávéddal vagy egy kanna teával, akkor kezdődik a munkaidőd, és amikor délután felállsz a monitorod elől, akkor van a munkaidőd vége.
A hely kijelölése segíthet a gyerekeknek is, hogy jobban megértsék, mikor lehet zavarni a szülőket és mikor kevésbé.
2. Legyen reggeli rutinod
Korábban is megvolt ez a rutin. Van, akik reggel ötkor kel, megiszik egy szuper dzsúszt, meditál, majd jógázik, míg más kapkodva,- akárcsak én – próbálja összenyalábolni a gyerekeket, az összes cuccukkal és szétosztani a különböző intézményekbe, hogy utána magam is nekikezdhessek a napnak.
Home office-ban könnyű ellazulni ezt a reggeli dolgot… hiszen nem kell rohanni, odaérni. A szabadság érzése mámorító tud lenni – ‘Azt csinálok, amit akarok, és akkor amikor akarom’, – de ez könnyen halogatásba, lustaságba, és teljes hatékonytalanságba tud fordulni. Az új Home Office Rutin elengedhetetlen a hatékony munkavégzéshez, ahhoz, hogy a nap ne csak elfolyjon.
Ehhez van néhány vaskalapos szabály, amelyet érdemes betartani:
– Kelj fel minden nap ugyanabban az időpontban – na jó nem kell percre pontosan, de nagyon hasznos, ha mondjuk minden nap 7 körül kelsz
– Alakítsd ki a reggeli rutinod! – kell egy tonna kávé és fél óra bolyongás az ébredéshez, akkor számolj ezzel! A reggeli jógától felpörögsz, akkor kezdj ezzel! Alakítsd ki a rutinod és utána tartsd magad hozzá!
– Öltözz át! – a pizsamát mindenképpen vedd át, így a napodnak adsz egy löketet, és az agyad is egy másik mindsetbe kerül általa.
3. Legyenek meg a céljaid
Munkavállalóként az irodában gyakran megvoltak a heti, vagy akár a napi stand up-oknak nevezett rövidebb megbeszélések, amikor minden csapattag elmondhatta mi az, amivel foglalkozni szeretne aznap, vagy a héten. Ez pedig azt jelentette, hogy a munkatársak mindegyike átgondolta és összeírta, hogy melyek azok a lépések, minicélok, amelyekkel szeretne a héten foglalkozni.
Néhány cég nem vitte át ezt a szokást az online világba, de attól még az eszköz nagyon is hasznos, így ha nincs is hallgatóság, akkor is érdemes kitűzni a heti és a napi célokat.
Pénteken munkaidő vége felé rászánni néhány percet és összeírni 5-6 olyan dolgot, amivel a következő héten foglalkozni szeretnél. És ugyanígy érdemes a nap zárásaként összerakni a másnapi feladatlistát.
TIPP: Nem szabad végeláthatatlan feladatlistákat írni, mert abból csak sok elvégzetlen feladat és még több frusztráció esik ki, a lényeg, hogy olyan feladat legyenek a listán, amelyek A) beleférnek a napi munkaidőbe B) közelebb visznek a nagy célhoz.
4. Legyen egy időbeosztásod
A reggeli rutin fontosságáról már beszéltünk. Ugyanilyen fontos, hogy legyen egy úgynevezett íve az egész napodnak. Tudom, minden nap más, de mégis fontos, hogy meglegyenek azok a sarokpontok, amelyek minden nap visszaköszönnek.
Mik azok a dolgok, amelyek segítenek, hogy nagy kedvvel ugorj neki a napnak? Írd össze és próbáld meg beletenni a reggeli rutinba. Gondold át, mikor vagy a leghatékonyabb. Délelőtt? Akkor oda tervezz be egy zavartalan időblokkot, amikor fókuszáltan tudsz dolgozni. Utána jól jönne egy kis szünet? Akkor tervezz oda egy negyedórás kávészünetet.
Munkavállalóként rengeteg megbeszélésen kell részt vennünk, amelyek időpontja és időtartama nagy mértékben befolyásolja a nap tervezhetőségét, de ha egy induri-pinduri esélyed is van befolyásolni ezeket, akkor igyekezz úgy alakítani a napod, hogy legyenek benne zavartalan időszakok, amikor fókuszáltan tudsz dolgozni.
Vállalkozóként pedig könnyű átesni a túloldalra és kvázi szünet nélkül 12 órán át ütni a billentyűzetet, főként, ha az ember úgy érzi, most ő bizony flow-ban van. Időként meg kell állni, kinyújtóztatni a végtagokat, sétálni egyet, inni egy pohár vizet, majd újra visszaülni.
5. Legyen vége is a munkádnak!
Az egyik legnagyobb csapdája a home office-nak, hogy összefolyik a munka a családi élettel. Olyan könnyű leülni a gépe elé és gyorsan még megírni egy emailt a vacsora előtt, vagy, amíg a gyerekek mesét néznek elintézni néhány telefont.
Annyi feladat van és a 24 óra olyan kevésnek tűnik, hogy tíz órányi gépelés után is sokan úgy érzik még lenne mit csinálniuk, így inkább még ütik a billentyűzetet, ez pedig sok esetben a családi idő rovására megy. Erre is van néhány szabály, amely segítheti, hogy ne ess ebbe a csapdába.
• Fejezd be mindig ugyanakkor! – Ahogy reggel úgy este is próbáld meg kijelölni a kereteket, és igyekezz tartani az időt! Mondd ki azt, hogy 5-kor leteszed a lantot és befejezed a munkát!
• Sokszor azért esik nehezünkre befejezni a napot, mert látjuk, hogy ott a napi lista, amin, hat helyett csak 3 pipa árválkodik. Erre jó módszer lehet, ha összeírod mi az, amit aznap elvégeztél.
• Ahogyan az irodai munkának úgy a home office-nak is megvannak a maga íratlan szabályai, amelyek segíthetnek, hogy az otthon töltött munkavégzés ne végeláthatatlan halogatásba, és szétfolyó munkaidőbe torkolljon. Ha a fentiek alapján megpróbálod kialakítani a saját rutinod, akkor máris tettél egy lépést a hatékonyabb otthoni munkavégzés felé.
